মাইক্রোসফট এক্সেল ফান্ডামেন্টালস। পর্ব-০৫

মাইক্রোসফট এক্সেল ফান্ডামেন্টালস। পর্ব-০৫

আসসালামু আলাইকুম। মাইক্রোসফট এক্সেল ফান্ডামেন্টালস ধারাবাহিক টিউটোরিয়ালের  ৫ম পর্বে আপনাকে স্বাগতম। 

আগের পর্বে আমরা আলোচনা করেছিলাম “ড্যাটা এন্ট্রি এবং এডিটিং”(Data Entry & Editing) নিয়ে। আজ আমাদের আলোচনার বিষয় “ফর্মুলা বনাম ফাংশন(Formula vs Function) । 

  5. Formula vs Function

এবার MS Excel -এ অংক করার জন্য যেসব কমন ফর্মুলা বা ফাংশনস ব্যাবহার করা হয় সে সম্পর্কে মেইন ভিন্নতাগুলো আলোচনা করব। MS Excel -এ সবচেয়ে পাওয়ারফুল ফিচার্স হচ্ছে, এখানে গাণিতিক হিসাব-নিকাশ করা যায়। এক্সেল এর ক্যালকুলেশন দিয়ে যেমন একজন টিচার্স তার স্টুডেন্টদের মার্কস হিসাব করে তাদের গ্রেড বের করতে পারেন তেমনি একটা বড় ব্যাংক তাদের হাজার হাজার ক্লাইন্ডদের মাসিক লোনের উপর ইন্টারেস্ট বা সুদ ক্যালকুলেট করতে পারেন। ক্যালকুলেশন ছোট হোক অথবা খুবই বড় হোক, MS Excel দিয়ে খুব সহজেই হিসাব বের করা যায়। এসব ভিন্ন ক্যালকুলেশনে আমরা ব্যবহার করে থাকি MS Excel-এর দুটি গুরুত্বপুর্ণ টুল।

১। ফর্মুলা

২। ফাংশন

ফর্মুলাঃ সিম্পল ম্যাথমেটিক্যাল সমস্যাগুলোর সমাধান আমরা ফর্মুলার সাহায্যে করতে পারি। যেমনঃ Addition(+), Substruction(-), Multiplication(*), Division(/) ইউজ করে ফর্মুলার সাহায্যে বেসিক প্রবলেম গুলো সমাধান করা যায়। এবার আমরা একজন স্টুডেন্ট এর মার্কস হিসাব করব।

চিত্রে দেখা যাচ্ছে মারিয়া জামান নামের একজন স্টুডেন্টস এর পরীক্ষার মার্কস। এই মার্কস গুলো আমরা ফর্মুলার সাহায্যে ক্যালকুলেট করে যোগ করব। শুরুতেই আমি B6 সেল’টা সিলেক্ট করে সমান চিহ্ন(=) দিয়ে নিলাম। [মনে রাখতে হবে MS Excel এ কোন রকম ক্যালকুলেট করতে হলে প্রথমে (=) সাইন ব্যবহার করতে হয়।]  এরপর সিলেক্ট করলাম সেল B2 যা নির্দেশ করছে Class Test এর মার্ক। এরপর আমরা ইউস করব একটা সিম্পল ম্যাথমেটিক্যাল অপারেটর। আমরা যেহেতু মার্ক যোগ করছি তাই ব্যাবহার করব প্লাস(+) সাইন। এরপর সিলেক্ট করলাম তার নিচের সেল B3 যা নির্দেশ করছে Quiz Test এর মার্ক। এবার একইভাবে আমরা পুরো প্রসেসটিকে কন্টিনিউ করে নিচের সেল গুলোকে সিলেক্ট করে একটা ফর্মুলা দাড় করাব। ফর্মুলা বারে লক্ষ করলে দেখবে ফর্মুলাটি এরকম হবে =B2+B3+B4+B5 এবং Enter প্রেস করলেই সকল মার্কস এর যোগফল পাওয়া যাবে। অর্থাৎ আমরা ফর্মুলার মধ্যমে বের করে ফেলেছি মারিয়া জামান নামের স্টুডেন্ট এর টোটাল মার্কস।

ফাংশনসঃ উপরের মার্ক যোগ-বিয়োগ করার মত এরকম সিম্পল ক্যালকুলেশন এর জন্য ফর্মুলা ব্যাবহার করাটা ঠিক আছে। তবে আমাদের যদি 200 টা ভিন্ন স্টুডেন্টস এর মার্কস একইভাবে যোগ করতে হত এবং এইকইভাবে ম্যানুয়ালি 200 টা ভিন্ন সেল সিলেক্ট করে ফর্মুলা দাড় করাতে হত। তাহলে চিন্তা করো ব্যাপারটা কতটা ঝামেলার কাজ হত। তাই জটিল সিচুয়েশনের জন্য আমাদের কমন’লি ব্যাবহার করতে হবে ফাংশনস(Functions)।

ফাংশন হলো একটা মিনি প্রোগ্রাম যা ফর্মুলা ইউসের ম্যানুয়াল ও লম্বা প্রসেসটাকে করে তুলে অটোমেটিক ও সহজ। এবং বিভিন্ন ক্যালকুলেশন এর জন্য রয়েছে বিভিন্ন ফাংশনস। যেমন যোগ করার ফাংশনটাকে বলা হয় Sum ফাংশন।

চিত্রের মত তুমি যদি B7 সেল’টাকে সিলেক্ট করে ইকুয়াল(=) সাইন দিয়ে Sum টাইপ করো তবে দেখতে পাবে Sum দিয়ে যতগুলো ফাংশন আছে সব গুলোই নিচে সাজেস্ট করেছে। এবার তুমি জাস্ট Sum লেখা অপশনটিকে কিবোর্ডে ট্যাব(Tab) বাটন প্রেস করে সিলেক্ট করো। এবার সেল B2 ক্লিক করে মাউসের লেফট বাটনকে চেপে ধরে রেখে B5 সেল পর্যন্ত Drag করো। লক্ষ করলে দেখবে Sum ফাংশন এর ভিতরে =SUM(B2:B5 লেখা প্রদর্শিত হচ্ছে। ফাংশন এর ভিতরে ,এখানে কোলন বলতে বুঝাচ্ছে একটা সেল এর রেঞ্জ। তার মানে, আমরা Sum ফাংশনকে বলছি B2 থেকে B5 পর্যন্ত যতগুলো সেল রয়েছে সবগুলোকে সিলেক্ট করে যোগ করে ফেল। এবার আমরা উক্ত ফাংশনে ব্র্যাকেট ক্লোজ [ ) ] করে Enter প্রেস করলেই কাঙ্ক্ষিত যোগফল পাওয়া যাবে।

এবার আমরা যদি ফর্মুলা বারের দিকে তাকাই তাহলেই দেখব কোন সেল-এ কোন ফর্মুলা বা ফাংশন ব্যবহার করা হয়েছে।

পরিশেষেঃ আমরা ফর্মুলা ইউজ করি যখন আমরা সিম্পল ম্যাথম্যাটিক্যাল সমাধানগুলো করি।

আবার, যখন ম্যাথটার প্রসেসটা হয় একটু কমপ্লেক্স বা জটিল তখন আমরা ফাংশন ব্যবহার করি।

তোমার কাজঃ ফর্মুলা এবং ফাংশন ব্যবহার করে তোমার গত সেমিস্টার এর সকল পরীক্ষার মার্ক যোগ কর।

∴ আজ এই পর্যন্তই দেখা হবে পরবর্তী পর্বে। আমাদের পরের পর্বের আলোচনার বিষয়- “ফর্মুলা অ্যাপলিকেশন”(Formula Application) । সেই পর্যন্ত সাথেই থাকুন। সুস্থ থাকুন। মন্তব্য বা জিজ্ঞাসা থাকলে কমেন্ট করুন। 

ধন্যবাদান্তে, 

Suhanur Rahman

⇒ অন্যান্য পর্বের লিঙ্কঃ

মাইক্রোসফট এক্সেল ফান্ডামেন্টালস। পর্ব-০৪

মাইক্রোসফট এক্সেল ফান্ডামেন্টালস। পর্ব-০৩

মাইক্রোসফট এক্সেল ফান্ডামেন্টালস। পর্ব-০২

মাইক্রোসফট এক্সেল ফান্ডামেন্টালস। পর্ব-০১

 

Suhanur Rahman
Hi there, I'm Suhanur Rahman (Suhan) . I'm a Regular Content writer in kanggal.com. I'm Experts on advanced computer skills, there is the concept of Web Development (HTML, CSS, PHP-BASIC, JS-BASIC), Android App Development (Java Programming), and Microsoft Office. And I have completed two Certified Courses on Web Development and Android App Development from Bangladesh ICT Division. Best Regards -Suhan