আসসালামু আলাইকুম। মাইক্রোসফট এক্সেল ফান্ডামেন্টালস ধারাবাহিক টিউটোরিয়ালের ৪র্থ পর্বে আপনাকে স্বাগতম।
আগের পর্বে আমরা আলোচনা করেছিলাম “ড্যাটা নেভিগেশন” (Data Navigation) নিয়ে। আজ আমাদের আলোচনার বিষয়”ড্যাটা এন্ট্রি এবং এডিটিং”(Data Entry & Editing).
4. Data Entry & Editing
ড্যাটা এন্ট্রী এন্ড এডিটিং এক্সেল এর সবচেয়ে জনপ্রীয় এবং প্রয়োজনীয় একটি কাজ। ড্যাটা এন্ট্রী শেখার মধ্যমে তুমি তোমার প্রয়োজনীয় অনেক ড্যাটা স্টোর করে রাখতে পারবে এবং কাজে লাগাতে পারবে। অথবা তোমার কোম্পানীর একটা ইনফরমেশন স্টোরেজ হিসাবেও ব্যাবহার করতে পারবে। আবার এই ড্যাটা সেট বানানোর অভিজ্ঞতা দিয়ে তুমি বিভিন্ন মার্কেটপ্লেসে এক্সট্রা কিছু টাকাও ইনকাম করতে পার। তাই, বুঝতেই পারছো! ড্যাটা এন্ট্রী এবং এডিটিং শেখাটা কেন এতটা বেশী দরকারী।
এবার আমরা ড্যাটা এন্ট্রী এবং এডিটিং প্র্যাক্টিক্যালি দেখার চেষ্টা করব। তাই তুমি তোমার কম্পিউটারে এক্সেল ওপেন করে নিয়ে মনযোগ দিয়ে বসে পড়ো।
উপরের ছবিতে আমি আমার একদিনের একটা হিসাব লিখে রেখেছি অর্থাৎ আমার একদিনের ড্যাটা এন্ট্রী করে রেখেছি।
আমি আমার ড্যাটা এন্ট্রী প্রসেস-এ প্রথম সেল-এ হেডিং(Heading) লিখেছি Expense List। এবার আমি চাইলে মাউস ক্লিক করে নিচের সেল-এ Item এবং আবারও মাউস দিয়ে পরের সেল-এ নিয়ে Cost লিখতে পারব। ঠিক এইভাবে মাউস দিয়ে সেল পরিবর্তন করে প্রত্যেকটা সেল-এ আলাদা আলাদা ড্যাটা ইনপুট করতে পারব। বাট ওয়েট! মাউস দিতে একটা একটা করে সেল সিলেক্ট করে ড্যাটা এন্ট্রী করা নিশ্চয়ই বোরিং! তাই না।
ইন্সট্যান্ট, এক্সেলে ড্যাটা এন্ট্রী করার একটা গুড প্র্যাক্টিস হলো কিবোর্ড এর Tab এবং Enter বাটন। যেমনঃ আমরা যদি Expense List লেখা সেল টা সিলেক্ট করে কিবোর্ড থেকে Tab ক্লিক করি, দেখো একটা সিলেকশন টুল ডানদিকে চলে গিয়েছে। আরো দুইবার প্রেস করলে আমরা এখন ডানে মুভ করতে থাকব। এবার যদি একটা Enter প্রেস করি, দেখো আমরা নিচের রো’তে একেবারে স্টার্টিং পজিশনে চলে এসেছি। অর্থাৎ Tab এবং Enter ব্যাবহার করে আমরা আমাদের ওয়ার্কশীটকে একটা টাইপরাইটারে কনভার্ট করে সহজেই ড্যাটা ইনপুট দিতে পারব।
তোমার কাজঃ তুমি এখনি ড্যাটা এন্ট্রী প্রসেস এর মাধ্যমে নিজের একটা হিসাব এট্রী করো। এবং প্রতিনিয়ত প্র্যাক্টিস চালিয়ে যাও।
ড্যাটা এডিটিংঃ আমার এন্ট্রী করা ড্যাটাতে একটা ভুল করেছি। ছবিতে 7 নাম্বার রো দেখো। আমার মাত্র মনে পরল আমি আসলে Pathao Ride না , Uber Ride নিয়েছিলাম। তো এখন কি করব? আমাদের যখন কোন সেল-এর এক্সিস্টিং(Existing) কোন ড্যাটা Fully রিপ্লেস করতে হবে তখন আমরা সিম্পলি সিলেক্ট করব সেল’টাকে এবং নতুন ড্যাটা টাইপ করলেই দেখব আগের ড্যাটা মুছে গিয়ে নতুন ড্যাটা রিপ্লেস হয়ে গিয়েছে।
এবার আমরা যদি পুরো ড্যাটা একটা সেল-এ রিপ্লেস না করে হালকা একটু পরিবর্তন আনতে চাই তাহলে ওই সেল-এ মাউস এর লেফট বাটনে ডাবল ক্লিক করলেই সেল’টি এডিট করার জন্য উন্মুক্ত হয়ে যাবে। এবং সহজেই সেল-এর ড্যাটা এডিট করতে পারব।
এবার যদি আমরা কোন সেল-এর ড্যাটা মুছে ফেলতে চাই তাহলে সিম্পলি সেল’টাকে সিলেক্ট করে নরমালি কিবোর্ড থেকে ডিলেট বাটন প্রেস করলেই সেল-এর কাঙ্ক্ষিত ড্যাটা মুছে যাবে।
কিন্তু একটা সমস্যা আছে কিবোর্ড এর ডিলেট বাটন আর Home ট্যাব এর ডিলিট বাটন প্রেস করার মধ্যে তফাৎ রয়েছে। যদি তুমি কোন সেল সিলেক্ট করে Home ট্যাব এর ডিলিট বাটন প্রেস করো তাহলে দেখো পুরো সেল’টাই উধাও হয়ে গেল।
যদি তুমি কোন সেল-এর ড্যাটা মুছে ফেলতে চাও তাহলে কিবোর্ড এর ডিলিট বাটন প্রেস করবে। আবার যদি তুমি কোন সেল-কে একেবারে রিমুভ করে দিতে চাও তবে Home ট্যাব এর ডিলিট বাটন প্রেস করে মুছে ফেলতে পারবে। তবে Home ট্যাব এর ডিলিট বাটন একটু সতর্কভাবে ব্যাবহার করতে হবে।
তোমার কাজঃ তোমার এন্ট্রীকৃত ড্যাটার এডিটিং প্র্যাক্টিস করে আয়ত্ব করে নাও ড্যাটা এন্ট্রী এবং এডিটিং।
ড্যাটা এন্ট্রী এন্ড এডিটিং নিয়ে আজকের আলোচনা এই পর্যন্তই। আমরা এরপরের টিউটোরিয়ালে আলোচনা করব নতুন একটা টপিক “ফর্মুলা বনাম ফাংশন(Formula vs Function) নিয়ে। এই গুরুত্বপূর্ণ টপিকটা আমর খুব সহজভাবে আলোচনা করব। সেই পর্যন্ত সাথেই থাকুন। কোন প্রশ্ন বা মন্তব্য থাকলে অবশ্যই কমেন্ট করুন।
ধন্যবাদান্তে,
Suhanur Rahman
⇒ অন্যান্য পর্বের লিঙ্কঃ
→ মাইক্রোসফট এক্সেল ফান্ডামেন্টালস। পর্ব-০৩